Åpenhetsloven

Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger for Lord Eiendom AS

1. Innledning

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold («Åpenhetsloven») trådte i kraft 1. juli 2022. Lord Eiendom AS med tilhørende datterselskaper er omfattet av lovens virkeområde, jf. Åpenhetsloven §§ 2 og 3.

Åpenhetsloven § 4 pålegger Lord Eiendom AS å utføre aktsomhetsvurderinger med formål om å identifisere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, se § 4 bokstav a-f. Etter lovens § 5 skal resultatene fra aktsomhetsvurderingene offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse.

Dette dokumentet inneholder en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene Lord Eiendom AS har utført i perioden fra 1. juli 2022 til 31. desember 2022. Formålet med redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i nøkkelfunnene fra aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak Lord Eiendom AS har iverksatt.

Perioden tilsvarer Lord Eiendoms’s siste regnskapsår siden ikrafttredelsen av Åpenhetsloven.

2. Om Lord Eiendom AS

2.1. Om selskapet.
Selskapet ble etablert i 2005 og har fra beskjeden utleievirksomhet utviklet seg til et større eiendomskonsern. Lord Eiendom AS er en aktiv eier av nærings- og boligeiendommer i Trondheim og omegn via hel- og deleide selskap. Selskapet har egen forvaltning og drift av eiendommene. Næringseiendommene har et vidt spekter med produksjons- og lagerlokaler i industrieiendommer, kontor- og butikklokaler.
Virksomheten omfatter også utvikling av eiendommer med rehabilitering og bygging av næringsbygg, samt nybygging av boligprosjekter. Lord Eiendom AS driver aktivt med tomteerverv og gjennomfører utviklings- og reguleringsprosesser for både bolig og næringstomter.
Eiendoms- og tomteporteføljen er organisert gjennom ca. 100 hel- og deleide selskap.

Virksomheten i konsernet kan grovt deles inn i 3 virksomhetsområder:

1. Regulering av bolig og næringstomt,

2. Bygging av bolig og næringsbygg,

3. Forvaltning og drift av eiendom både av bolig og næringsbygg.

Ca. 20-25% av virksomheten i konsernet er knyttet til bygging av bolig og næring. Den øvrige del
av virksomheten faller inn underutvikling og regulering av bolig/næringsbygg og forvaltning/drift.

Morselskapet Lord Eiendom AS har relativt liten administrasjon med i alt 9 årsverk som utfører administrasjon, regnskapsføring, eiendomsforvaltning og prosjektadministrasjon. I tillegg er det etablert egne datterselskap for entreprenørtjenester og vaktmestertjenester med ansvar for vedlikehold av eiendommene. De leier også inn Regnskapshuset Borg AStil å bistå med regnskap for noen av datterselskapene og har også bistand fra Borg Forvaltning AS til å drifte noen av eiendommene.
Borg Forvaltning AS bistår også med leietakeroversikt og utløpskontroll, mens Lord Eiendom AS bruker interne ressurser på kontakt med leietakere og kontraktsinngåelser.

2.2. Organisering og ansvar
Lord Eiendom AS har valgt å sette ned arbeidsgruppe for å gjennomføre aktsomhetsvurderingen etter åpenhetsloven. Gruppen har i arbeidet med aktsomhetsvurderingen og gjennomført regelmessige møter. På sikt vurderes det som naturlig å rekruttere en medarbeider som får ansvar for oppfølging av krav til miljørapportering og kravene som åpenhetsloven stiller. Å etablere et regelmessig driftsmøte med alle i organisasjonen er også noe vi ønsker.

2.3. Verdier, retningslinjer og rutiner
Verdier
Selskapets- og konsernets verdier kommer til uttrykk i de etiske retningslinjer som er etablert og forankret (Link). Ellers er Lord Eiendom AS et selskap/konsern som har vokst fort og man arbeider med å utvikle rutiner og prosesser for å sikre etterlevelse av loven og sørge for å overholde alle lover og regler som gjelder for en virksomhet av en slik størrelse.
Videre ser Lord Eiendom AS at utviklingen konsernet har hatt stiller større krav til Lord Eiendom AS som selskap og medfører at de må ha en lavere aksept for risiko. Det er også større forventinger til
Lord Eiendom AS sitt samfunnsbidrag og de ønsker i økende grad å være en positiv bidragsyter for lokalsamfunnet.

Retningslinjer og rutiner
Som en del av arbeidet med aktsomhetsvurderingen er det gjort en innsats for å samle og kartlegge standarder, policyer og prosedyrer som man allerede benytter og gjøre tilpasninger i disse.
Ved bruk av ekstern entreprenør har Lord Eiendom AS hatt en forventning om at entreprenøren etterlever lovkrav ift. sikkerhet og kvalitet, men uten at en slik forventning har vært formalisert.
Lord Eiendom AS gjennomfører vernerunder for å følge opp entreprenørens drift, og gjør påpekninger hvor nødvendig.

Ved servicekontrakter og annen kontraktsinngåelse er standardkontrakt fra leverandøren lagt til grunn. I arbeidet med aktsomhetsvurderingen har man kommet til at det skal etableres et eget avtaletillegg hvor krav til etterlevelse av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er tatt inn. Avtaletillegget vil være klart høsten 2023 og vil da tas i bruk.

Lord Eiendom AS har en ikke-formalisert policy på at leverandøravtaler har en oppsigelsestid på 3 måneder. De reduserer dermed risikoen for å bli bundet over tid til en leverandør de ikke ønsker.

For leieforhold benyttes avtaler basert på Huseiernes Landsforbunds standardavtaler fra 2012.

3. Prosess for aktsomhetsvurdering

I arbeidet for å sikre etterlevelse av åpenhetsloven har Lord Eiendom AS hatt bistand fra Advokatfirmaet PwC. Arbeidet har blitt gjennomført i tråd med PwC’s 5-stegsmodell, som igjen bygger på OECDs retningslinjer.. rammeverk for aktsomhetsvurderinger:

Steg 1 – Analyse av virksomhet og forankring av ansvar i styrende dokumenter
Steg 2 – Overordnet analyse av forretningsforbindelser
Steg 3 – Risikoklassifisering av tredjepart
Steg 4 – Risikobaserte bakgrunnsundersøkelser og kontroller
Steg 5 – Systematisere og rapportere

5-stegs-modellen følger OECDs retningslinjer og kravene i åpenhetsloven. OECDs retningslinjer er visualisert i figuren under og beskriver arbeidsprosessen med å identifisere og redusere risiko, og hvordan det også er viktig å spore og kommunisere resultatene.

3.1 Prosess for kartlegging av egen virksomhet og leverandører
Lord Eiendom AS har gjennomført en kartlegging av egen virksomhet og leverandører. For gjennomgang av leverandører ble det tatt utgangspunkt i en leverandørreskontro fra regnskapssystemet og innhentet nødvendige opplysninger om den enkelte leverandør. Det ble også gjort en kategorisering i henhold til klassifiseringen som følger av selskapets innkjøpssystem.

Ettersom det totalt sett er svært mange leverandører ble det foretatt en avgrensning av hensyn til forholdsmessighet, slik at Lord Eiendom AS begynte kartleggingen ved å fokusere på de leverandørene som de kjøper mest fra ut ifra en antakelse om at det er der man kan øve størst påvirkning. I kartleggingen ble det lagt vekt på en risikobasert tilnærming, men forholdsmessighet og innflytelse er også momenter som har betydning for den endelige prioriteringen av tiltak.

Alle forretningsforbindelser ble også kategorisert som enten en del av leverandørkjeden eller som forretningspartner. Ved vurderingen av om en forretningsforbindelse er en leverandør ble det gjort en vurdering av om de leverte en innsatsfaktor til varen eller tjenesten som Lord Eiendom AS tilbyr. Hvis en forretningsforbindelse kategoriseres som leverandør, må aktsomhetsvurderingen i tillegg til å omfatte leverandøren selv, også omfatte eventuelle underleverandører til leverandøren. Alle andre forretningsforbindelser anses som forretningspartnere, hvor aktsomhetsvurderingen begrenses til forretningspartneren selv.

3.2 System for risikovurdering
Når den innledende kartleggingen og kategoriseringen av leverandører var ferdigstilt gikk prosessen over i risikokartlegging. Innenfor egen virksomhet har Lord Eiendom AS god oversikt over eventuell risiko.
For å få oversikt over risikobildet blant leverandørene har Lord Eiendom AS vurdert en rekke risikofaktorer. De mest sentrale risikofaktorene som har blitt anvendt i risikovurderingen har vært bransje, land, produkt, risikomaterialer og kompleksitet i leverandørkjede.

Grunnlaget for disse risikofaktorer har vært DFØ sine risiko lister, Corruption Perceptions Index, Democracy Index, Freedom Index, Global rights Index, Labour Rights Index og flere. I tillegg til disse faktorene har det også blitt vurdert hvilken grad av innflytelse og påvirkning Lord Eiendom AS har på den enkelte leverandør slik at hovedfokus rettes mot leverandører hvor Lord Eiendom AS kan øve størst påvirkning.

4. Resultat av risikovurdering

4.1 Intern risiko
I egen virksomhet og i konsernet er det generell risiko knyttet til HMS som er en viktig faktor å følge opp. Dette kan for eksempel være arbeidsmiljø, arbeidsbelastning og lignende.
Ansatte følges opp av egne ansvarlige ledere og eventuelle tilbakemeldinger kan gis anonymt gjennom årlige medarbeiderundersøkelser eller andre kommunikasjonskanaler hvor det kan meldes avvik på et konkret oppdrag.
Det gjennomføres vernerunder på byggeplasser for å følge opp ansatte i konsernet og entreprenørens drift, og man gjør påpekninger hvor dette er nødvendig.

4.2 Risiko hos forretningsforbindelser
Gjennom risikokartleggingen ble det identifisert flere risikoområder innenfor leverandørporteføljen. Kategoriene som ble fremhevet som særlig aktuelle for Lord Eiendom AS var Tekniske tjenester, Materialer, Kjøretøy og Maskiner, Lås/adgang og sikkerhet, og Renhold.

Tekniske tjenester
Tekniske tjenester er en samlebetegnelse på de som leverer forskjellig tjenester ved bygging og tilvirking av et bygg, samt ved ombygging og vedlikeholdsarbeider. Dette kan være alt fra entreprenøren, elektrikeren, til de som kjører gravemaskinen. Byggebransjen generelt er en høy-risiko bransje på grunn av risiko for blant annet dårlige arbeidsforhold, lang arbeidstid, dårlige lønninger og sosial dumping. Dette støttes av at det er en allmenngjort bransje i Norge og virksomheter som engasjerer leverandører innenfor denne bransjer har en påse-plikt for å sikre at arbeidsforholdene er lovmessig.

Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten

Materialer (forskjellige typer metaller)
Forskjellige typer materialer (e.g. metaller, tre og sement) er hovedbestanddeler i byggeprosjektene til Lord Eiendom AS og konsernet. Slike produkter har lang og kompleks en leverandørkjede hvor risikoen for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er høy.

Dette skyldes at risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er ansett å være særlig høy i utvinningen av råmaterialene til ulike materialer. Særlig utsatt er såkalte konfliktmineraler som gull, tantal, tinn og tungsten, kalt 3TG. Disse mineralene utvinnes i land med høy risiko for menneskerettighetsbrudd og der handelen med mineralene blant annet kan bidra til væpnet konflikt.

Det er også kjent at utvinning av råmaterialer i mange land fordriver større befolkningsgrupper og urbefolkninger fra sine hjem. Utvinning av råmaterialer kan også påføre lokalsamfunn store miljøskader, som går utover levekårene for lokalbefolkningen. Andre risiko knyttet til utvinning av metaller er for eksempel innenfor HMS, manglende rett til fagforeninger, barnearbeid og sosial dumping knyttet til migrantarbeidere.

Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten

Lås/adgang og sikkerhet
Slike produkter lages ofte av plast- og metallkomponenter og elektronikk. Komponenter har ofte en kompleks leverandørkjede bestående av råmaterialer, prosessering og sammenstilling av komponentene. I denne leverandørkjeden kan det være risiko for brudd på menneskerettigheter ved f.eks. barnearbeid, tvangsarbeid, landkonflikter, finansiering av væpnede grupper, alvorlig miljøpåvirkninger, drap på demonstranter mv. Det er også risiko for dårlig arbeidsforhold, f.eks. lave lønninger, tvungen overtid, helse- og sikkerhetsproblemer mv.

Videre ser vi at utfordringen med elektronikk og IKT- produkter at de består av svært mange deler hvor utvinning av råvaren har risiko knyttet til seg, samtidig som sammenstilling av produktene ofte skjer i land hvor arbeidsforholdene er dårlige.

I sammenstillingen av IKT-produkter ser man gjerne eksempler på tvungen overtid, lave lønninger, manglende rett til fagorganisering og utfordringer med HMS. Når det kommer til råvarene som benyttes er risikoen i stor grad sammenfallende med det som er nevnt under metaller. I leverandørkjeden kan det være store miljøpåvirkninger lokalt og forflytning av større deler av lokalbefolkning. Utvinning av råvarer kan være knyttet til finansiering av væpnede grupper, barnearbeid, tvangsarbeid og HMS.

Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten

Kjøretøy og Maskiner
Maskiner og kjøretøy kan utgjøre en risiko da de ofte er laget av metaller og andre materialer som kan ha høy risiko for brudd på menneskerettigheter og ikke anstendig arbeidsforhold i deres verdikjede.

Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten

Renhold
Renhold er en allmenngjort bransje i Norge, i likhet med byggebransjen nevnt ovenfor. Dette er i hovedsak fordi det foreligger risiko for dårlige arbeidsforhold og sosial dumping.

Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten

5. Tiltak og faktiske funn

Fra risikovurderingen følger det at fem av produktkategoriene (tekniske tjenester, materialer, kjøretøy og maskiner, lås/adgang og sikkerhet, og renhold) har en forhøyet risiko når det kommer til brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden.

Valg av tiltak er basert på en risikobasert tilnærming og et forholdsmessighetsprinsipp, samt mulighet for å øve påvirkning.

Ved prioriteringen er det lagt vekt på følgende; leverandør/forretningspartner som Lord Eiendom AS konsernet handler mye med, leverandører som leverer varer som inngår i konsernets kjerneprodukter, land risiko, materiale, hvorvidt de er omfattet av åpenhetsloven og risikoen for brudd på menneskerettigheter.

Ved vurdering av de fem produktkategoriene, ble det tydelig at kategoriene tekniske tjenester, materialer og kjøretøy og maskiner sto i en særstilling og prioriteres høyest. Både fordi det er sentrale leverandører for virksomheten, men også fordi risikoen for brudd i leverandørkjeden er høy.
Derfor vil Lord Eiendom AS implementere særskilte tiltak for å redusere risiko for denne kategorien.

I tillegg ble kategoriene lås/adgang og sikkerhet og renhold ansett å ha høy risiko i leverandørkjeden, men her anser Lord Eiendom AS at de har begrenset påvirkningskraft som en enkeltaktør og at området i denne omgang derfor nedprioriteres.

5.1 Oversikt over tiltak
Lord Eiendom AS har i arbeidet utarbeidet og fastsatt etiske retningslinjer for virksomheten. Det er etablert en egen gruppe med ansvar for arbeidet med åpenhetsloven og rutiner for oppfølging av og krav til leverandører og forretningsforbindelser.

På bakgrunn av den ovenstående prioriteringen har Lord Eiendom AS valgt en tilnærming som både innebærer interne og eksterne tiltak for å følge opp risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Lord Eiendom AS anser effektive interne tiltak som avgjørende for å sikre en bærekraftig og forholdsmessig tilnærming til åpenhetsloven på sikt. Det neste året vil derfor selskapet fokusere på å forbedre sin egen leverandøroppfølging og fortsette sitt arbeid med kontinuerlig forbedring, for å sikre en robust systematikk og struktur i organisasjonen.

For eksempel

Etablere og sikre god praksis på innkjøpsrutiner
Sikre intern opplæring rundt åpenhetsloven
Igang satt arbeid med å utarbeide et eget vedlegg til standardavtaler hvor krav til etterlevelse av krav til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er tatt inn

Eksternt har Lord Eiendom AS valgt å innhente informasjon fra forutbestemte høy-risiko leverandører for å oversikt over risikoene knyttet til dem. Dette skal gjennomføres både ved å sende ut spørreskjema og ved å føre dialog med forretningsforbindelsen. Informasjonsinnhenting avgrenses av hensyn til ressursene tilgjengelig. Videre vil man prioritere materialleverandører og tjenesteleverandører for videre oppfølging og tiltak.

Hovedmålsetningen med de eksterne tiltakene er å innhente mer informasjon om risikobildet og eventuelt avdekke faktiske brudd og/eller tiltak som finnes i leverandørkjeden.

Oppdages det eventuelle faktiske brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, vil selskapet håndtere dette i henhold til kravene etter åpenhetsloven og OECD.

5.2. Faktiske funn
Det er ikke identifisert noen faktiske brudd i virksomheten eller hos leverandører. Målsetning med tiltakene er derfor i første omgang å innhente et bedre informasjonsgrunnlag for å teste de vurderingene som er gjort gjennom risikokartleggingen.

6. Varslingskanaler/klagemekanismer

Dersom det oppdages brudd på grunnleggende menneskerettigheter og ikke anstendige arbeidsforhold hos Lord Eiendom AS konsernets leverandører og forretningspartnere, eller i leverandørkjeden kan
Lord Eiendom AS kontaktes via post@lordeiendom.no

Lord Eiendom AS har fordelt ansvar for innsynsbegjæringer internt i selskapet og sikret en god prosess for det å fange opp og besvare innsynsbegjæringer. Eventuelle innsynsbegjæringer som kommer, vil bli videresendt til de med ansvar for oppfølging av åpenhetsloven. De vil deretter samarbeide om å besvare innsynsbegjæringen.

Innsynsbegjæring kan rettes til post@lordeiendom.no

***************************

Redegjørelsen for aktsomhetsvurderinger for Lord Eiendom AS er behandlet og godkjent av styret i

Lord Eiendom AS i styremøte den 21.06.2023.

Sign.

Øyvind Antonsen
Styrets leder